Biên bản đang viết dở thì có tin nhắn cần xử lý. Trước khi chuyển việc, bạn có thể để lại một dòng: “Tiếp: viết ví dụ ở mục 2.”
Đây là tình huống giả định của phần thực hành biên tập. Dòng mẫu dưới đây giúp bạn xác định đúng chỗ quay lại; ngay sau đó có phiếu ba ô để dùng với một việc đang làm.
| Đang làm việc gì? | Dừng ở đâu? | Quay lại sẽ làm gì trước? |
|---|---|---|
| Soạn biên bản cuộc họp | Đã ghi xong mục 1, chưa có ví dụ ở mục 2 | Mở mục 2 và viết một ví dụ từ ghi chép cuộc họp |
Phiếu để dùng riêng: Phiếu thực hành: một dòng để quay lại việc đang dở
Một dấu mốc nhỏ trước khi chuyển việc
Bạn mở lại tài liệu sau khi xử lý tin nhắn. Nếu chỉ để lại câu “làm tiếp biên bản”, bạn vẫn phải đọc lại để tìm chỗ mình đang dở.
Dòng “Tiếp: viết ví dụ ở mục 2” cụ thể hơn vì chỉ đúng vị trí và động tác tiếp theo. Nó không làm thay phần suy nghĩ hay bảo đảm công việc nhanh hơn. Nó là một cách để giữ lại ý định của bạn khi cần chuyển sang việc khác.
Hãy dùng thông tin có sẵn trong tài liệu. Nếu mục 2 còn thiếu dữ kiện, dòng ghi có thể là: “Tiếp: đối chiếu ghi chép cuộc họp trước khi viết ví dụ.” Chưa rõ thì ghi phần cần kiểm, không điền một kết luận cho đủ ô.
Gợi ý từ sách
Trong phần “Ứng dụng cho doanh nhân” của chương 14 “Lời giải đến trong im lặng”, sách Giàu Từ Bên Trong, tác giả Tạ Minh Tuấn (Saga) dùng cụm từ “Bảo vệ sự tập trung” khi nói về sự gián đoạn bởi các kênh liên lạc (trang 157).
Từ gợi ý ấy, phần thực hành này chọn một việc rất hẹp: để lại dấu mốc khi phải tạm dừng một tài liệu. Phiếu ba ô, tình huống biên bản và các bước dưới đây là phần ứng dụng do ban biên tập soạn; không phải nguyên văn hay một phương pháp được tác giả đặt tên.
Dùng phiếu với một việc đang dở
- Gọi đúng tên việc. Viết tên tài liệu hoặc đầu việc đủ để nhận ra. Ví dụ: “Biên bản cuộc họp tuần”.
- Đánh dấu chỗ dừng. Ghi mục, đoạn hoặc câu hỏi đang bỏ ngỏ. Phân biệt phần đã làm với phần chưa kiểm.
- Chọn một động tác khi quay lại. Viết một việc quan sát được: mở mục nào, kiểm dữ kiện gì, viết hoặc sửa đoạn nào.
Khi trở lại, đọc dòng ghi rồi đối chiếu tình hình hiện tại. Nếu đã có thông tin mới làm thay đổi công việc, cập nhật dòng ghi trước khi tiếp tục. Một dấu mốc chỉ hữu ích khi còn đúng với việc bạn đang làm.
Thử rồi xem lại
Chọn một lần phải chuyển việc hôm nay. Ghi ba ô trước khi rời tài liệu, rồi xem khi trở lại bạn có nhận ra chỗ cần làm tiếp không. Nếu vẫn phải đoán, sửa dòng ghi cho cụ thể hơn.
Bạn có thể in hoặc sao chép phiếu để dùng riêng. Không cần gửi nội dung công việc hay ghi chép của mình lên phần bình luận.
Nguồn: Tạ Minh Tuấn (Saga), Giàu Từ Bên Trong, chương 14, trang 148–158; cụm từ trích đã đối chiếu trang 157 của bản in. Ví dụ, phiếu và cách áp dụng là phần thực hành biên tập.
