Một đội có thể có nhiều người tận tâm mà công việc vẫn liên tục phải quay về một người. Sản phẩm chờ quyết định, người bán hàng chờ câu trả lời, còn những việc đã hứa với khách hàng thì chưa rõ ai theo đến cùng. Trước khi tìm thêm người, có lẽ đội cần cùng nhìn lại cách mình đang phối hợp.
Trong chương 20 “Hãy xây đội ngũ xây công ty” của Giàu Từ Bên Trong, Saga Tạ Minh Tuấn đặt khả năng bổ khuyết vào một mô hình đội ngũ bền vững. Ở cấu trúc tối giản được nêu trong sách, có người phụ trách sản phẩm, người phụ trách bán hàng và người cân bằng hai phía, lo quản lý vận hành. Phần ứng dụng cuối chương mời người đọc kiểm tra xem ba vai ấy có đang dồn vào một người hay không.
Bắt đầu bằng công việc thực tế
Để đưa gợi ý ấy vào một cuộc họp đội, bạn có thể chọn một công việc đang diễn ra: hoàn thiện một dịch vụ, tiếp nhận một yêu cầu mới hoặc chuẩn bị giao một sản phẩm cho khách hàng. Hãy nhìn đường đi của công việc từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất, rồi cùng hỏi ba câu.
Ai đang chịu trách nhiệm về chất lượng của điều chúng ta làm ra? Ai đang lắng nghe nhu cầu khách hàng và làm rõ điều đã hứa? Ai đang nối các phần việc, theo dõi thời hạn và đưa những điểm chưa khớp ra để cả đội cùng xử lý?
Khi trả lời, hãy viết tên người đang thực sự làm việc đó, kể cả khi tên ấy xuất hiện ở cả ba dòng. Một bản đồ trung thực giúp đội nhìn thấy sự phụ thuộc của mình. Chức danh trên sơ đồ tổ chức có thể chưa nói hết điều đang xảy ra mỗi ngày.
Nhìn vào chỗ công việc phải chờ
Ở phần sản phẩm, thử chọn một kết quả có thể xem lại: phiên bản đã được kiểm tra, nội dung dịch vụ đã thống nhất hoặc tiêu chuẩn chất lượng đã rõ. Ở phần bán hàng, hãy làm rõ nhu cầu đã ghi nhận và điều đội đã nhận lời với khách hàng. Ở phần vận hành, cùng nhìn vào ai nhận phần tiếp theo, khi nào nhận và dấu hiệu nào cho thấy công việc đã hoàn tất.
Những cách ghi này là phần thực hành biên tập từ gợi ý của sách. Bạn có thể điều chỉnh theo quy mô và tính chất công việc của đội mình. Điều cần giữ là cuộc trao đổi phải đủ cụ thể để mọi người biết mình đang nhận trách nhiệm gì.
Ví dụ, một nhóm chuẩn bị mở buổi hướng dẫn có thể thống nhất: người phụ trách sản phẩm xác nhận nội dung và tài liệu; người phụ trách bán hàng ghi rõ nhu cầu cùng thông tin đã trao đổi với người tham gia; người lo vận hành kiểm tra lịch, chỗ ngồi và việc bàn giao tài liệu. Đây là ví dụ minh họa, không phải câu chuyện trong sách.
Nếu tài liệu cứ thay đổi sau khi thông tin đã được gửi đi, đội có thể nhìn lại chỗ bàn giao giữa sản phẩm và bán hàng. Nếu nội dung đã ổn mà buổi hướng dẫn vẫn thiếu chuẩn bị, hãy xem lại phần vận hành. Câu hỏi hữu ích là: phần nào cần được làm rõ để người tiếp theo có thể nhận việc?
Chọn một điểm để làm rõ trong tuần này
Bạn không cần giải quyết mọi điểm vướng trong một cuộc họp. Hãy chọn một công việc thường phải chờ, ghi người chịu trách nhiệm chính, kết quả cần bàn giao, phạm vi được tự quyết và thời điểm cùng xem lại. Người nhận cũng cần có cơ hội nói rõ điều mình còn thiếu để thực hiện được phần việc ấy.
Trong sách, ba vai nằm trong bức tranh rộng hơn: chung giá trị cốt lõi, biết bổ khuyết, có luật chơi và một mục tiêu chung. Vì thế, việc điền tên vào ba ô chỉ là điểm bắt đầu. Cuộc trò chuyện tiếp theo là cách những người có năng lực khác nhau cùng làm việc trong sự rõ ràng và tôn trọng.
Bạn có thể mở phiếu thực hành đi kèm, dành một khoảng ngắn cùng đội để vẽ bản đồ ba vai cho một công việc thật. Sau đó, chọn đúng một chỗ bàn giao cần làm rõ. Khi xem lại, hãy ghi điều đã xảy ra: công việc còn phải hỏi lại ở đâu, ai đã có thể chủ động hơn và điều gì vẫn cần hỗ trợ.
Nguồn: Giàu Từ Bên Trong — Saga Tạ Minh Tuấn, chương 20, trang 214–215 và 221. Bài viết là nội dung biên tập ứng dụng từ sách; các câu hỏi, mẫu ghi và ví dụ minh họa không phải nguyên văn sách.
Mở phiếu thực hành bản đồ ba vai
Tìm hiểu sách Giàu Từ Bên Trong · Đọc thử sách trên Treasury
