Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả: 10 việc cần rà theo sách

Danh sách chín bước cộng một bước thưởng trong bài «Phương pháp giao việc – trao quyền» của sách Khởi Nghiệp Thông Minh Theo Phong Cách TMT, kèm hai câu hỏi nên dùng khi theo dõi việc đã giao.

Table of Contents

Giao việc hiệu quả là rà đủ mười việc: từ đặt mục tiêu định lượng về thời hạn, ngân sách, chất lượng, chọn đúng người, đặt mốc kiểm tra, cho tới nói rõ phạm vi thẩm quyền và để người nhận nhắc lại nhiệm vụ. Danh sách này nằm trong sách «Khởi Nghiệp Thông Minh Theo Phong Cách TMT» của Tạ Minh Tuấn.

Bài có tên «Phương pháp giao việc – trao quyền của “Siêu nhân khởi nghiệp”», gồm chín bước cộng một bước «thưởng». Tác giả viết danh sách từ kinh nghiệm điều hành của chính mình và mở bài bằng một nhận xét thẳng: khi mới khởi nghiệp, phần lớn người sáng lập còn thiếu và yếu kỹ năng lãnh đạo, quản trị, điều hành; một trong những điểm yếu ấy là giao việc và trao quyền. Vì nguồn lực của một doanh nghiệp mới rất hạn chế, không biết giao việc sẽ thành giới hạn cho chính sự thành công của nó. Bài là một trong hơn 40 bài ngắn của tuyển tập Smart Entrepreneurship, TMT Style.

Vì sao người mới làm chủ hay ôm việc?

Tự truyện Darkness Always Comes Before Dawn của cùng tác giả gọi tên nguyên nhân ở chương 7. Người khởi nghiệp giỏi chuyên môn dễ mắc một «căn bệnh»: nghĩ rằng nhân viên làm không tốt bằng mình nên tự làm luôn, không dám giao việc. Khi đó người chủ không được giải phóng, không tạo được ảnh hưởng lớn hơn, và doanh nghiệp không lớn lên được. Theo lời sách, người ấy không làm chủ doanh nghiệp mà để doanh nghiệp làm chủ mình.

Ví dụ của chương là một tiệm bánh. Nếu chỉ có tay nghề mà thiếu năng lực lãnh đạo, nhiều năm sau vẫn chỉ có một mình bạn làm bánh: bạn khoẻ thì tiệm chạy, bạn ốm thì tiệm dừng. Muốn khác đi, cần dựng một hệ thống, thu hút và đào tạo người, để có nhiều người thợ và tiệm vẫn chạy ổn khi bạn tạm nghỉ. Giao việc là bước đầu tiên của con đường ấy.

Các bước giao việc trao quyền: mười việc cần rà

Danh sách dưới đây theo đúng thứ tự trong sách. Phần in đậm là việc sách nêu; phần sau là diễn giải của ban biên tập.

  1. Xác định mục tiêu định lượng: thời hạn, ngân sách, tiêu chuẩn chất lượng khi hoàn thành, sách gọi là bộ ba Time – Cost – Quality. «Làm báo cáo» khác hẳn «báo cáo năm trang, xong trước thứ Sáu, trong ngân sách đã duyệt».
  2. Xác định cách thức thực hiện công việc (How to?). Không phải để làm thay, mà để hai bên cùng hình dung con đường, nhất là với người mới.
  3. Xác định người thực hiện. Sách dặn hãy chọn người hợp với việc, đừng ngồi nghĩ ra việc cho một người có sẵn.
  4. Trao đổi với người nhận việc. Đây là lúc nghe họ hỏi, nghe điều họ lo, và nói cho họ biết việc này có ý nghĩa gì.
  5. Nếu có nhiều việc, xác định mức độ ưu tiên. Người nhận cần biết việc nào làm trước khi hai việc cùng gấp.
  6. Thống nhất cách đánh giá công việc và kết quả mong muốn. Hai bên đồng ý từ đầu thế nào là xong và thế nào là tốt.
  7. Xác định các cột mốc để kiểm tra. Việc có hạn chót xa thì phải chia thành nhiều mốc; sách đùa rằng nếu cứ để nhân viên làm một mạch, thì tới «line» là mình… «dead».
  8. Xác định rõ phạm vi thẩm quyền của người được giao. Họ được tự quyết điều gì, được chi tới đâu, khi nào phải hỏi lại.
  9. Yêu cầu người được giao nhắc lại nhiệm vụ. Nghe họ nói lại là cách nhanh nhất để biết mình đã giao đủ rõ hay chưa.
  10. Bước thưởng: công bố cho nhiều người biết, sau khi người được giao đã nhận việc. Theo sách, kỹ thuật này làm người nhận gắn bó hơn với việc mình đã nhận.

Bài khép lại bằng lời nhắc rằng muốn thành «Siêu nhân khởi nghiệp» thì phải biết trao quyền hiệu quả:

«…vì một mình bạn không thể mãi làm tốt được hết tất cả mọi việc.» – Khởi Nghiệp Thông Minh Theo Phong Cách TMT

Giao xong, theo dõi bằng câu hỏi nào?

Mục tiêu định lượng ở bước một sẽ rõ hơn nếu dùng quy tắc SMART mà bài «Mục tiêu» trong cùng cuốn sách nhắc lại: cụ thể, đo lường được, vừa sức, thực tế và có thời hạn; sách còn nêu bản mở rộng SMARTER với hai chữ E (Engagement) và R (Relevant). Cũng trong bài ấy có câu chuyện ba con ếch trên chiếc lá: một con quyết định nhảy xuống sông, hỏi còn mấy con? Câu trả lời của sách là vẫn còn ba, vì quyết định nhảy và nhảy là hai việc khác nhau. Tác giả gói lại: «Mục tiêu không có hành động – kết quả bằng không.»

Khi việc đã giao mà chỉ tiêu chưa đạt, bài «Bạn đã biết đặt câu hỏi cho anh em Sale chưa?» khuyên đừng dồn dập hỏi «tại sao». Theo tác giả, câu hỏi ấy thường chỉ kéo ra một chuỗi lý do và tốn nhiều thời gian, tiền bạc. Người quản lý nên hỏi hai câu khác: theo các anh chị, làm thế nào để chúng ta hoàn thành mục tiêu này; và các bạn cần mình cùng công ty hỗ trợ gì để hoàn thành chỉ tiêu đã nhận. Hỏi đều đặn như vậy, theo sách, nhân viên sẽ dần chủ động và tháo vát hơn. Tinh thần của bài gói trong một ý: người lãnh đạo không cần là người trả lời mọi câu hỏi, mà là người biết «dẫn dắt bằng câu hỏi».

Người nhận việc cần gì ngoài một bản mô tả nhiệm vụ?

Mười bước giúp việc được giao rõ ràng; phần còn lại là con người. Bài «Điều nhân viên nói có phải luôn là điều họ thật sự cần?» trong cùng cuốn kể chuyện hai người thợ cùng xây tường. Người thứ nhất thấy mình đang chồng gạch, việc chán nhất đời; người thứ hai thấy mình đang xây một thánh đường, mắt sáng lên, không chút mệt mỏi. Theo tác giả, người lãnh đạo giỏi là người giúp nhân viên giống người thợ thứ hai, bằng cách dẫn những việc nhỏ hằng ngày theo một tầm nhìn có ý nghĩa.

Bài «Khởi nghiệp – những điều không cần đến tài năng» nói gọn hơn nữa: người chủ muốn nhân viên lo cho khách hàng thì trước hết phải biết lo cho nhân viên. Giao việc, theo cách đọc ấy, không chỉ là chuyển bớt việc khỏi tay mình, mà là trao cho người khác một phần trách nhiệm cùng với sự tin cậy.

Thử trong 5 phút: rà một việc bạn đang ôm

  • Chọn một việc bạn vẫn tự làm vì nghĩ người khác làm không bằng mình.
  • Viết mười dòng theo mười bước ở trên; dòng nào còn trống là chỗ cần làm rõ trước khi giao.
  • Đặt ít nhất hai mốc kiểm tra trước hạn chót.
  • Khi giao, mời người nhận nhắc lại nhiệm vụ bằng lời của họ, và hẹn một lần hỏi «làm thế nào» thay cho «tại sao».

Nội dung là kinh nghiệm quản lý tham khảo từ sách, không thay cho tư vấn chuyên môn về nhân sự hay pháp lý lao động và không bảo đảm kết quả kinh doanh.

Hỏi – đáp

Bước đầu tiên để trao quyền cho nhân viên là gì?

Theo danh sách trong sách Khởi Nghiệp Thông Minh Theo Phong Cách TMT, bước đầu tiên là xác định mục tiêu định lượng của công việc: thời hạn, ngân sách và tiêu chuẩn chất lượng khi hoàn thành, tức bộ ba Time – Cost – Quality. Có mục tiêu rõ thì các bước sau như chọn người, thống nhất cách đánh giá hay đặt mốc kiểm tra mới có chỗ dựa.

Vì sao nên yêu cầu nhân viên nhắc lại nhiệm vụ?

Đây là bước thứ chín trong danh sách của sách; sách chỉ nêu, không giải thích thêm. Theo cách hiểu của ban biên tập, khi người nhận nói lại nhiệm vụ bằng lời của mình, người giao thấy ngay chỗ nào mình nói chưa rõ, chỗ nào hai bên hiểu khác nhau. Sửa ở lúc này dễ hơn nhiều so với khi đã tới hạn chót.

Có nên công bố việc đã giao cho cả nhóm biết không?

Sách xếp việc này là bước thưởng thứ mười: công bố cho nhiều người biết sau khi người được giao đã nhận việc. Theo tác giả, kỹ thuật này giúp người nhận gắn bó hơn với việc mình đã nhận. Điều kiện sách ghi rõ là người ấy đã nhận việc, tức sau các bước trao đổi, thống nhất cách đánh giá và nhắc lại nhiệm vụ đứng trước trong danh sách.

Nhân viên không đạt chỉ tiêu thì nên hỏi gì?

Bài «Bạn đã biết đặt câu hỏi cho anh em Sale chưa?» khuyên thay chuỗi câu hỏi «tại sao» bằng hai câu: làm thế nào để chúng ta hoàn thành mục tiêu này, và các bạn cần công ty hỗ trợ gì để hoàn thành chỉ tiêu đã nhận. Theo tác giả, hỏi như vậy đều đặn giúp nhân viên hướng tới sự chủ động và hành động, thay vì mang lý do đến báo cáo.

Tóm tắt cả cuốn: Tóm tắt sách Khởi Nghiệp Thông Minh Theo Phong Cách TMT: nội dung

Đọc thêm từ sách